Tietopalvelun ensimmäisen vaiheen asiakkaat, kahdeksan sairaanhoito- ja erityishuoltopiiriä, ovat varovaisen innostuneita uudesta toimitilajohtamista tukevasta palvelusta. Tilatietopalvelun työpajoissa löydettiin kehittämiskohteita, listattiin toiveita ja ideoitiin palvelun tulevia kehittämisalueita.
Tilatietojen kokoaminen on edennyt Pirkanmaan, Etelä-Pohjanmaan, Vaasan, Keski-Suomen ja Lapin sairaanhoitopiireissä, Kainuun ja Siun sotessa sekä Uudenmaan vammaispalvelut Oy:ssä lähes tavoitteiden mukaisesti. Koossa on pääosin kaikki kiinteistöjen perustiedot, niiden vuokraustiedot, pinta-alat ja muuta vaihtelevaa tilatietoa. Tiloihin liitettävät käyttötarkoitusvyöhykkeet on määritelty 98 prosenttisesti ja pohjakuvia viedään järjestelmään nyt kiihtyvällä tahdilla.
Tällä viikolla järjestetyissä työpajoissa tavoitteena oli kehittää tilatietopalvelua asiakkaiden toimintaa ja raportointitarpeita vastaavaksi sekä löytää yhteisiä toimintamalleja, joilla tieto saadaan valtakunnallisesti vertailukelpoiseen muotoon.
”Saimme vahvistusta tehdylle työlle ja suunnalle, johon palvelua kehitetään. Kesän kynnyksellä pilottiryhmään kuuluvat piirit pääsevät hyödyntämään koottua tilatietoa oman alueensa palveluverkon suunnitteluun. Joillakin alueilla, esimerkiksi Etelä-Savossa palveluverkko on jo trimmattu vastaamaan todellisia tarpeita”, sanoo tilatietopalvelun projektipäällikkö Jouni Pääkkönen.
Yksi tilatietopalvelun keskeisistä hyödyistä on mahdollisuus vertailla toimitilojen kulurakennetta sairaanhoito- ja erityishuoltopiirien välillä. Se edellyttää yhteneviä tietomalleja muun muassa sisäiseen vuokraukseen, jotta kulut voidaan kohdistaa oikeille käyttäjille. Tällä hetkellä sisäisen vuokrauksen käytäntöjä on lähes yhtä monta kuin on piirejäkin.
”Tilatietopalvelun kautta näkyvät myös vapaat tilat. Niistä syntyviä turhia kuluja maksavat monissa piireissä kaikki, koska vapaiden tilojen osuutta ei saada eriteltyä. Tiloja voi olla vaikea vuokrata esimerkiksi sairaalan keskeltä ulos, mutta palveluita järjestelemällä tilankäyttöä voitaisiin tehostaa ja samalla luopua ulkopuolisilta vuokratuista tiloista. Tilapalvelu näyttää todelliset kulut ja auttaa johtamaan toimintaa järkevästi.”
Vaasan ja Kainuun tilat hallinnassa kesään mennessä
Työpajoihin osallistuneet Vaasan sairaanhoitopiirin tekninen johtaja Ulf Stenbacka ja Kainuun soten sairaalainsinööri Veli-Pekka Mustonen näkevät tilatietopalvelun ja keskitetyn kiinteistöosaamisen modernina tapana jakaa niukkoja resursseja ja osaamista.
Vaasan alueella suunnitellaan Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymää, joka toteutuessaan lakkauttaisi Vaasan sairaanhoitopiirin. Alueen 13 kuntaa tekevät päätöksen mahdollisesta kuntayhtymästä huhtikuun loppuun mennessä. Valmisteluun oleellisena osana kuuluvat kiinteistöt ja niiden hallinta.
”Meillä on akuutti tarve saada tilatiedot koottua yhteen järjestelmään ja sitä kautta saada käsitys kokonaisuudesta, investoinneista, tulossa olevista korjauksista, pohjakuvista ja kaikesta muusta kiinteistötiedosta”, sanoo Ulf Stenbacka.
”Minua kiehtoo grafiikka ja data, jota järjestelmän kautta saa jatkossa irti. Ajantasaisen tiedon avulla tilojen suunnittelua ja toimintoja voidaan hallita ja verrata toimintaa valtakunnallisesti samanlaisiin toimijoihin.”
”Minua kiehtoo grafiikka ja data, jota järjestelmän kautta saa jatkossa irti. Ajantasaisen tiedon avulla tilojen suunnittelua ja toimintoja voidaan hallita ja verrata toimintaa valtakunnallisesti samanlaisiin toimijoihin. Jos asiat menisivät kuin Strömsössä, me johdamme kesäkuusta lähtien toimitiloja ajantasaisen tiedon avulla ja osaamme varautua ennakolta muutoksiin.”
Kainuussa on juuri käynnistymässä uuden sairaalan rakentamisen toinen vaihe ja suunnittelun alla on uusi ravintokeskus. Myllerrystä alueelle aiheuttavat myös vanhojen rakennusten purkutyöt. Tilatietoihin tämä tarkoittaa jatkuvia päivitystarpeita ja tilojen hallintaan liittyviä muutoksia.
”Odotuksia on Maakuntien tilakeskuksen suuntaan ja positiivinen toive on herännyt, että saataisiin tästä hyvä yhteistyökumppani ja tehokas työkalu tilahallintaan. Tiedot pyörivät meilläkin tällä hetkellä exceleissä. Tarvetta olisi keskittää kaikki tilahallinta yhteen paikkaan, jossa pysyisivät niin piirustukset kuin asiakirjatkin ajan tasalla”, näkee Veli-Pekka Mustonen.
Mustonen on huomannut projektin aikana, että sairaalakiinteistöjen ammattilaisten verkostolle on tarvetta.
”Meillä on välillä puutetta resursseista. Tilatiedon ympärille on syntynyt hyvä verkosto ja toivoisin tälle jatkoa yhtenäisten käytäntöjen luomiseksi ja asiantuntijoiden tiedon jakamiseksi. Toivoisin yhteistä foorumia tai keskustelupalstaa, jonka kautta voitaisiin helposti jakaa vinkkejä tai saada apua johonkin ongelmaan.”
Mitä seuraavaksi?
Sisäinen vuokraus on uusi alue, jota ei aiemmin ole ollut tilatietopalvelun valmistelussa mukana. Työpajoista saatiin hyviä ajatuksia ja maalis-huhtikuulle varataan työaikaa sekä järjestetään työpajoja tämän ympärille. Maakuntien tilakeskus tekee koosteen erilaisista sisäisen vuokrauksen vaihtoehdoista ja testaa asiakkaiden kanssa erilaisia malleja.
Tilatietopalvelua käyttää jo liki 40 kiinteistöammattilaista ja he kokoontuvat säännöllisesti tilakeskuksen järjestämiin käyttäjäinfoihin.
Jaa sosiaalisessa mediassa