Sosiaali- ja terveydenhuollon tarve saada yhdestä paikasta helposti ja nopeasti raportoitavaa, ajantasaista, luotettavaa ja vertailukelpoista tietoa päätöksenteon tueksi kasvaa. Tämä ilmenee Maakuntien tilakeskuksen tuoreesta asiakaskyselystä, jossa selvitettiin sairaanhoito- ja erityishuoltopiirien näkemyksiä tilahallinnasta ja tilatiedosta.
Maakuntien tilakeskuksen asiakaskyselyyn vastasi 44 sairaanhoito- ja erityishuoltopiirin johtotason henkilöä 16 organisaatiosta. Vastaajista yli puolet (57 %) arvioi, että heidän organisaationsa tilatiedot ovat nykyisellään heikosti tai kohtalaisesti raportoitavissa toimitilajohtamisen tueksi. Liki puolet (48 %) vastaajista koki, että toimitilakohtaisista kustannuksista ei ole nykyisellään helposti saatavilla tietoa. Kaksi kolmesta vastaajasta arvioi, että tilankäytön tehokkuudesta ja tilojen kunnosta on saatavilla tietoa melko heikosti.
Tyytyväisiä vastaajat puolestaan olivat oman organisaation kiinteistö- ja rakennustietojen ajantasaisuuteen (50 %) sekä mahdollisuuteen jyvittää yhteisten toimitilojen vuokrakustannukset (37 %). Kaksi kolmesta vastaajasta arvioi, että investointien valmisteluun ja päätöksenteon tueksi on saatavilla tietoa melko hyvin tai hyvin.
Avoimissa kommenteissa vastaajat toivat esiin tiedon merkityksen kustannustietoisuuden parantamiseksi, tilojen käytön tehostamiseksi sekä muuttuvien tilatarpeiden johtamisessa. Koronan jälkeisen ajan uskotaan muuttavan tilatarvetta merkittävästi. Tietoon pohjautuvaa johtamista tukisi vastaajien mielestä ajantasainen, luotettava ja vertailukelpoinen tieto, joka on helposti ja nopeasti raportoitavissa.
”Yhteisten tietojärjestelmien käyttöönotto on välttämätöntä, jotta pystytään hallitsemaan tiloja yhdessä investointi- ja taloussuunnittelun kanssa. Tällä hetkellä kunnissa ja sairaanhoitopiireissä on vielä kesken sähköisten järjestelmien kehittäminen ja toimitilahallinnon hallitseminen, koska omistajina on eri tahot.”
”Kustannuspaineiden takia tilatiedon tarve ja merkitys kasvaa.”
”Pitäisi olla paljon tarkempaa tietoa tilojen kunnosta, kustannuksista ja käytöstä. Eli mitkä tilat ovat jatkuvasti käytössä ja kuka käyttää mitäkin tilaa. Meillä on paljon sellaista tilaa, mitä ei juurikaan käytetä, mutta emme pääse siihen kiinni tällä hetkellä.”
Tilajohtamisen valtakunnalliset mallit kehitetty yhdessä
Maakuntien tilakeskus on yhteystyössä sairaanhoitopiirien kanssa työstänyt tilatietoja valtakunnallisesti vertailukelpoiseen muotoon, yhteen järjestelmään. Tietojen keräämisen ja projektivaiheen jälkeen yrityksen tietopalvelutuotanto ja raportoinnin palvelut ovat nyt käynnistymässä. Modulo-tilatietopalvelu on asiakastestausvaiheessa ja sen käyttöönotto alkaa vuoden 2021 alusta.
Nyt tehty asiakaskysely kartoitti toimitilajohtamisen nykytasoa ja asiakkaiden tarpeita, joihin Maakuntien tilakeskus voi palveluillaan vastata.
– Kyselymme kertoo, että tällä hetkellä toimitilajohtamisessa ei ole riittävästi ja helposti saatavaa tietoa ja että Modulon tyyppiselle tietojohtamisen palvelulle on selkeä tarve, näkee Maakuntien tilakeskuksen tietopalveluista vastaava johtaja Ari Maaninen.
– Asiakkaidemme toiminnassa tapahtuu paljon muutoksia, kustannuspaine kasvaa ja resursseja on käytettävissä niukasti. Tarvitaan uusia yhtenäisempiä tapoja toimia ja niitä tukevia moderneja työkaluja, jotta julkisen sektorin toimitilajohtamista voidaan nostaa seuraavalle tasolle. 
Avoimissa vastauksissa näkyi selkeästi myös toive yhteistyön jatkumisesta ja tarve valtakunnallisesta yhtenäisestä tietopohjasta:
”Modulon käyttöönotto on valtava harppaus meidän organisaatiossa. Se tulee tuomaan meille paljon lisäarvoa. Pullonkaula ei ole Maakuntien tilakeskus, vaan oman organisaation henkilöstöresurssit sekä käytössä oleva hajautettu tieto.”
”Tilahallinnan ammattimaista tukea tarvitaan, vertailutietoa muista sote–toimitiloista ja Modulo-järjestelmän nopeaa käyttöönottoa.”
”Helppo yhteistyö; kun pilotointi loppuu, jää sellainen tunne, että on tarvittaessa helposti otettavissa yhteyttä.”
Asiakkailla on kyselyn mukaan kovia odotuksia raportoinnista, joka hyödyttää toimitilajohtamisen lisäksi palvelutoiminnan strategista kehittämistä. Erityisesti kustannustietoisuuden lisääminen ja tilatehokkuuden parantaminen nousevat tilatiedon raportoinnin kärkeen.
– Tästä eteenpäin kehitämme tietovarantoa asiakkaiden raportointia ja analysointia palvelevaksi. Olemme käyttöönoton kynnyksellä ja pikkuhiljaa pääsemme ottamaan tiedosta tehoja irti. Pohjatyöt on tehtävä huolella ja siinä olemme jo pitkällä, toteaa Maaninen.
”Luotan siihen, että reaaliaikaisen ja kattavan tiloja koskevan tiedon tuottaminen vertailukelpoisilla kriteereillä on hyödyllinen maakunnan soten suunnittelun kannalta. Ja se tulee sitäkin tärkeämmäksi, jos sotemaakuntauudistus toteutuisi, koko palveluverkon tarvitsemien tilojen ja siihen liittyvien tietojen kannalta.”
Jaa sosiaalisessa mediassa