Ennakoiva tilajohtaminen ja strateginen päätöksenteko ovat hyvinvointialueiden keskeisiä menestystekijöitä, jotka mahdollistavat tehokkaan tilahallinnan. Yksi Maakuntien tilakeskuksen tarjoaman Modulo-tilatietopalvelun hyödyllisistä ominaisuuksista on asukasvuokrauksen toiminto, jonka avulla hyvinvointialueet voivat hallita asukasvuokrausta tehokkaasti. Pirkanmaan hyvinvointialueella on onnistuneita kokemuksia toiminnon käyttämisestä.
Asukasvuokrauksen hallinnan haltuunotto on haastanut monia hyvinvointialueita toiminnan siirryttyä kunnilta hyvinvointialueille. Siihen aiemmin käytetyt järjestelmät ja prosessit, kuten Excel-taulukot, pdf- tai paperiset sopimukset, ovat vaikeuttaneet vuokrauksen hallintaa ja tehneet toiminnasta hajanaista.
Maakuntien tilakeskuksen Modulo-tilatietopalvelu pystyy osaltaan vastaamaan haasteisiin tarjoamalla valtakunnallisen ja helppokäyttöisen ratkaisun, jossa voidaan hallita vuokrasopimusten koko elinkaari aina hakemuksesta laskutukseen asti. Modulo on hyvinvointialueiden käytössä oleva digitaalinen tilatietopalvelu arjen tilahallintaan, ennakoivaan tilajohtamiseen ja strategiseen päätöksentekoon.
Pirkanmaan hyvinvointialue on yksi edelläkävijöistä asukasvuokrauksen keskittämisessä. Alueella on kolmen hengen asuntopalvelutiimi, joka vastaa vuokrasopimusten hallinnasta. Tämän mallin avulla Pirkanmaalla on onnistuttu kehittämään prosesseja ja tehostamaan toimintaa.
“Asukasvuokrauksen keskittäminen Modulo-järjestelmään on ollut meille Pirkanmaalla merkittävä askel kohti tehokkuutta ja yhdenmukaisuutta. Kun vuokrasopimukset ovat keskitetysti yhdessä paikassa, pystymme takaamaan asukkaille palvelun tason riippumatta heidän asuinpaikastaan. Tämä tuo mukanaan myös huomattavaa ajansäästöä,” asuntopalvelupäällikkö Tuija Kanto-Hannula kertoo.
Modulon hyödyt Pirkanmaan hyvinvointialueelle
Pirkanmaalla on ollut käytössä Modulon asukasvuokrauksen toiminto reilun vuoden ajan, ja sen avulla on saavutettu esimerkiksi seuraavia etuja:
- Modulo mahdollistaa vuokrasopimusten luomisen ja hallinnan täysin digitaalisesti, mikä on vähentänyt manuaalista työtä ja paperisten asiakirjojen pyörittämistä.
- Pirkanmaan hyvinvointialueella asuntopalvelutiimi vastaa kaikista asukasvuokrasopimuksista, mikä on harmonisoinut prosessit ja parantanut läpinäkyvyyttä vuokraustilanteessa. Modulo tarjoaa kokonaiskuvan vuokrasopimuksista ja asuntotilanteesta.
“Modulo ei ole pelkästään vuokrasopimusten hallintaa varten, vaan se tarjoaa meille kokonaisvaltaisen kuvan asunnoista ja kiinteistöistä. Tämä auttaa meitä myös strategisessa suunnittelussa ja tiedolla johtamisessa, mikä on erityisen tärkeää hyvinvointialueiden monimutkaisessa toimintaympäristössä,” Kanto-Hannula lisää.
Pirkanmaan malli osoittaa: keskitetty asukasvuokraus tuo selkeyttä ja tehoa
Pirkanmaan hyvinvointialueen menestys asukasvuokrauksen hallinnassa Modulon avulla on esimerkki siitä, kuinka hyvinvointialueet voivat tehostaa toimintaansa. Keskitetty järjestelmä vähentää hajanaisten prosessien aiheuttamia ongelmia ja antaa mahdollisuuden kehittää vuokraustoimintaa kohti ennakoivampaa ja strategisempaa mallia.
Modulo ei ole vain tekninen ratkaisu, vaan se tarjoaa hyvinvointialueille työkalut tiedolla johtamiseen, joka tekee mahdolliseksi vuokrasopimusten, laskutuksen ja tilojen hallinnan läpinäkyvästi ja tehokkaasti.
Maakuntien tilakeskus kehittää Moduloa aktiivisesti. Pirkanmaan hyvinvointialueella onkin syntynyt kuluneen vuoden aikana kehitystoiveita, joista on viestitty Maakuntien tilakeskuksen yhteyshenkilölle.
“Olemme havainneet, että esimerkiksi raportointiin ja vuokrien näkyvyyteen voisi tehdä parannuksia. Kun vuokrankorotukset tulevat voimaan eri aikoina, järjestelmä näyttää summan yhtenä kokonaisuutena, mikä voi aiheuttaa sekaannusta,” Kanto-Hannula kertoo. Hän sanoo, että yhteistyö Maakuntien tilakeskuksen kanssa on ollut sujuvaa.
“Olemme saaneet kehitysehdotuksiamme eteenpäin. Vaikka kaikki muutokset eivät tapahdu heti, on ollut hyvä nähdä, että palautteemme huomioidaan ja kehitystyötä tehdään jatkuvasti.”
Kaikkien hyvinvointialueiden kannattaa nyt arvioida asukasvuokrauksen nykytila
Pirkanmaan hyvinvointialueen esimerkki osoittaa, että asukasvuokrauksen hallinnan keskittäminen ja Modulo-tilatietopalvelun hyödyntäminen tarjoaa merkittäviä hyötyjä. Muiden hyvinvointialueiden onkin nyt hyvä arvioida omia nykyisiä käytäntöjään asukasvuokrauksen suhteen ja pohtia, voisiko toimintaa tehostaa ja kehittää entisestään.
Nyt on oivallinen tilaisuus tarkastella, miten asukasvuokraus alueella nykyään toimii, ja voisiko keskitetty asukasvuokrauksen hallinta ja järjestelmä tuoda toimintaan lisää tehokkuutta.
Modulo tarjoaa ratkaisun asukasvuokrauksen hallintaan. Järjestelmän avulla vuokrasopimusten koko elinkaari, laskutus ja vuokrankorotukset voidaan hoitaa digitaalisesti ja keskitetysti. Tämä vähentää manuaalisen työn määrää ja mahdollistaa prosessien harmonisoinnin.
Kun käytössä on yksi yhtenäinen malli, toiminta selkeytyy ja virheiden mahdollisuus pienenee. Lisäksi hoitohenkilökunnan aikaa voidaan vapauttaa hallinnollisista tehtävistä heidän ydinosaamiseensa, eli hoitotyöhön.
“Kannustan lämpimästi muita hyvinvointialueita harkitsemaan Modulo-järjestelmän käyttöönottoa ja asukasvuokrauksen keskittämistä. Kokemuksemme on osoittanut, että se selkeyttää toimintaa ja vähentää manuaalista työtä, mikä vapauttaa aikaa meille tärkeisiin ydintehtäviin,” Kanto-Hannula rohkaisee.
Ota yhteyttä ja ryhdy kehittämään asukasvuokrausta!
On tärkeää miettiä, miten vuokraustoimintaa voisi tehostaa ja olisiko Modulo-järjestelmän käyttöönotto myös asukasvuokraukseen oikea ratkaisu. Jos toiminnan kehittäminen on tarpeellista, kannattaa ottaa yhteyttä Maakuntien tilakeskuksen asiantuntijoihin.
Kun hyvinvointialue päättää ryhtyä kehittämään asukasvuokrauksen hallintaa, Maakuntien tilakeskus tarjoaa käyttöönoton tueksi valmiit projektimallit ja asiantuntemusta.
”Muutoksen toteuttaminen vaatii jonkin verran resursseja ja työtä, mutta se on investointi, joka maksaa itsensä takaisin toiminnan tehostumisena, ajansäästönä ja taloudellisina hyötyinä. Modulo-asiantuntijat ovat hyvinvointialueiden tukena ja opastavat järjestelmän käytössä ja käyttöönoton suunnittelussa sekä vastaavat mahdollisiin kysymyksiin”, Maakuntien tilakeskuksen kehityspäällikkö Mirko Ahonen kertoo.
”Modulo tarjoaa hyvän alustan toimintojen ja prosessien kehittämiselle kohti tehokkaampaa, läpinäkyvämpää ja keskitettyä asukasvuokrauksen hallintaa, joka säästää aikaa ja resursseja pitkällä aikavälillä.”
Lue myös
- Asukasvuokrauksen verkosto
- KUTSU: Modulon asukasvuokrauksen verkostotilaisuus 5.12.2024
- Ota yhteyttä Maakuntien tilakeskuksen asiantuntijoihin
Jaa sosiaalisessa mediassa