Kuva: Kainuun hyvinvointialue
Kainuun hyvinvointialueella on käytössään edistyksellinen toimintamalli sisäisten vuokrien käsittelyyn Maakuntien tilakeskuksen Modulo-tilatietopalvelussa. Alueen eri toimitilojen aiheuttamat kulut kohdistetaan suoraan Modulossa, mikä tekee tietoon perustuvan kiinteistöjohtamisen mahdolliseksi ja säästää aikaa sekä rahaa. Kainuu on oivallinen esimerkki siitä, miten hyvinvointialue voi hyödyntää Moduloa.
Kainuun hyvinvointialue on saavuttanut merkittävää edistystä kiinteistöjohtamisessa hyödyntämällä Modulon tarjoamia mahdollisuuksia sisäisten vuokrien hallinnassa. Modulossa on mahdollista kohdistaa hyvinvointialueen eri kiinteistöjen kulut tarkasti ja tarkoituksenmukaisesti.
Toisin kuin monilla muilla hyvinvointialueilla, joissa käytetään lukuisia päällekkäisiä järjestelmiä, Kainuussa on keskitetty kaikki kiinteistöhallintaan liittyvä tieto Moduloon. Tämä on tuonut merkittäviä hyötyjä – ei ainoastaan kustannussäästöinä, kun monista exceleistä ja muista järjestelmistä on voitu luopua, vaan myös ajansäästönä.
”Aiemmin tilahallintaa on tehty Excel-taulukoissa ja se ei ole tehokasta, todenmukaista eikä ajantasaista. Modulon myötä tilahallinta on nykyaikaista, ajantasaista ja läpinäkyvää. Tämän lisäksi kustannusten seuranta, budjetointi, muutosten hallinta ja raportointi on helpottunut huomattavasti. Kaikki vuokralaskutus eli sisään- ja ulosvuokraus, tapahtuu Modulossa ja siirtyy sieltä hyvinvointialueen talousjärjestelmiin,” sairaalainsinööri Veli-Pekka Mustonen Kainuun hyvinvointialueelta kertoo.
Modulo syrjäytti Excelit ja toi tarkkuutta taloushallintoon
Kainuussa Modulon käyttö on viety tasolle, jolla palvelun avulla voidaan hallita sekä budjettia että toteutuneita kustannuksia. Tämä tekee mahdolliseksi tarkan kulujen seurannan ja vertailun, mikä on kriittistä tietoon perustuvassa johtamisessa.
Mustonen kertoo, että Kainuussa kustannusten seuranta on nykyään ajan tasalla, ja alueella voidaan seurata budjettien toteumaa kuukausitasolla kohteittain, rakennuksittain ja tileittäin.
Kainuun hyvinvointialueen menestys Modulon hyödyntämisessä ei ole sattumaa. Alue on ollut edelläkävijä jo varhaisessa vaiheessa siitä alkaen, kun se alkoi käyttämään Modulo-tilatietopalvelua sisäisten vuokrien hallinnassa.
Modulon tehokäytön ansiosta Kainuussa ei enää seurata kuluja monenlaisissa irrallisissa Excel-tiedostoissa tai muissa päällekkäisissä järjestelmissä. Aiemmin Kainuussakin käytettiin erillisiä työkaluja, mutta Modulon myötä tämä pirstaleisuus on jäänyt historiaan.
Kainuu kohdistaa energialaskut ja myös palkat Modulossa
Kainuussa esimerkiksi energialaskut ja myös palkat kohdistetaan Modulossa sinne, missä kulut ovat todellisuudessa syntyneet. Palkkojen kohdistaminen tekee mahdolliseksi työntekijöiden työpanosten kohdistamisen tarkasti oikeille rakennuksille.
”Energialaskut kirjataan kohteittain kampustasolla eli rakennuksille, ja palkat jaetaan omistetuille kiinteistöille rakennuksittain huolto-organisaatiolta. Kiinteistöhallintoon liittyvät palkkakulut jaetaan kaikille kohteille, myös vuokrakohteille”, Mustonen selvittää.
Hyödyntämällä Moduloa täysimääräisesti Kainuu on onnistunut viemään kiinteistöjohtamisen uudelle tasolle, jossa budjetointi ja toteutuneet kustannukset käsitellään Modulon sisällä yhdenmukaisesti. Tämän ansiosta kirjanpidon eurot ja Modulon eurot täsmäävät, jolloin taloushallinto voi luottaa siihen, että kiinteistöjen kustannukset on kohdistettu oikein.
Ilman Modulon tehokäyttöä kiinteistöjohtaminen jää mutun varaan
Maakuntien tilakeskuksen Modulo-tilatietopalvelu on hyvinvointialueiden lakisääteinen työkalu. Sen toiminnallisuuksien hyödyntäminen kuitenkin vaihtelee hyvinvointialueittain. Kokonaisvaltainen hyödyntäminen edellyttää, että palvelun käyttöön osoitetaan tarkoituksenmukaiset resurssit.
Saadakseen Modulosta kaikki hyödyt irti hyvinvointialueen johdon on sitouduttava asiaan. Olennaista on myös yhteistyö kiinteistö- ja taloushallinnon välillä sekä tiivis vuorovaikutus Maakuntien tilakeskuksen kanssa.
Taloushallinnon ja kiinteistöhallinnon yhteistyö on tärkeää, sillä ilman luotettavaa tietoa johtaminen perustuu pelkkään mutuun. Tiedonhankintaan Excel-taulukoista kuluu aikaa, ja ilman tarkkaa tietoa päätöksenteko voi olla virheellistä.
Kun johdon tahtotila on selvä, ja kiinteistö- ja taloushallinnon ammattilaiset työskentelevät yhdessä Maakuntien tilakeskuksen kanssa, Modulon tarjoamia ratkaisuja on mahdollista ottaa käyttöön vaiheittain ja järjestelmällisesti.
Mustonen: Modulo tekee kiinteistökuluista läpinäkyviä
Mustosen mukaan järjestelmän rakentaminen ja ylläpito Modulossa vaatii paljon työtä, mutta se helpottaa huomattavasti laskujen käsittelyä.
”Näin kiinteistökulut saadaan lähelle todenmukaista, ja tilahallinta on läpinäkyvää. Tätä kautta kiinteistö- tai vuokrakulujen seuranta, suunnittelu ja raportointi helpottuu huomattavasti.”
Mustonen kertoo, että Modulo on hyvä työkalu tilankäytön suunnittelussa.
”Pohjakuviin perustuva tilahallinta ja selkeä raportointi havainnollistaa käyttäjille heidän käytössään olevat tilat sekä tilakustannukset hyvin. Tämän myötä käyttäjien kustannustietoisuus on ja tilankäytön kustannustehokas ajattelu on lisääntynyt huomattavasti.”
Tule mukaan verkostoon ja opi parhaat käytännöt!
Jos hyvinvointialueella halutaan varmistaa, että kiinteistöjen kustannukset kohdistetaan oikein, ensin kannattaa tarkistaa, miten kustannuksia tiliöidään ja miten toteutumat saadaan Modulossa vastaamaan budjettia. Jos tässä havaitaan puutteita, on syytä ryhtyä toimenpiteisiin.
Yksin ei kuitenkaan kannata yrittää ratkaista ongelmia, vaan ottaa yhteyttä Maakuntien tilakeskukseen ja osallistua esimerkiksi Modulon pääkäyttäjien verkostotapaamisiin, joissa voi jakaa kokemuksia ja oppia muiden alueiden parhaista käytännöistä. Näin jokainen hyvinvointialue voi kehittää omaa toimintaansa ja varmistaa, että Modulo toimii tehokkaana työkaluna kiinteistöjen hallinnassa ja talousjohtamisessa.
Kainuu on osoittanut, että Modulon tehokäytöllä on mahdollista saavuttaa merkittäviä hyötyjä, jotka kantavat pitkälle tulevaisuuteen. Nyt on muiden hyvinvointialueiden aika seurata esimerkkiä ja hyödyntää Modulon tarjoamia mahdollisuuksia täysimääräisesti.
Tavoitteena 300 miljoonan säästöt toimitilakuluihin vuoteen 2028
- Hyvinvointialueiden toimitilakustannukset vuonna 2023 olivat noin 2,2 miljardia euroa.
- Maakuntien tilakeskuksella ja hyvinvointialueiden kiinteistö- ja toimitilahallinnoilla on ratkaiseva rooli hyvinvointialueiden vuotuisten toimitilakustannusten tehostamisessa 300 miljoonalla eurolla vuoteen 2028 mennessä.
- Samalla on huomioitava tavoite hyvinvointialueiden toimitilojen hiilineutraalisuudesta vuoteen 2035 mennessä.
- Muutokset saadaan aikaan vain toimimalla yhdessä, hyödyntämällä eri puolilla Suomea parhaiksi koettuja käytäntöjä, asettamalla ja sitoutumalla yhteisiin tavoitteisiin sekä johtamalla muutoksia tavoitteellisesti ja vaikuttavasti.
Lue myös
- Kainuussa tilatietopalvelu tuo avoimuutta ja toimintavarmuutta
- KUTSU: Modulo-päivät 5.-6.11.2024, Hyvinkää
- KUTSU: Modulon asukasvuokrauksen verkostotilaisuus 26.9.2024
Jaa sosiaalisessa mediassa