Maakuntien tilakeskuksen teettämän kyselyn mukaan Suomen kunnat kokevat, että tilojen johtamisessa valtaosa perusasioista on kunnossa, mutta taloudellinen tilanne haastaa monia. Eniten puutteita on tietojohtamisen modernisoinnissa sekä helppokäyttöisen vertailutiedon saatavuudessa. Kunnat ilmaisivat kyselyssä vahvan halunsa kehittää tilajohtamista.
Suomalaiset kunnat kokevat, että niiden tarjoamat palvelut sijaitsevat helposti kuntalaisten saavutettavissa (81 %), kunnissa tunnetaan tulevaisuuden tiloihin liittyvät investointitarpeet (75 %) ja tilajohtamisessa vaadittavat perustiedot ovat ajan tasalla (85 %).
Suurimmat kehityskohdat liittyvät tilatiedon vertailukelpoisuuteen, helppokäyttöisyyteen ja teknologian kehityksen huomiointiin. Noin kolmannes (31 %) kokee, ettei toimitilasuunnittelussa ole riittävästi huomioitu digitalisaatiota ja teknologian kehitystä. Lisäksi vain 17 prosenttia kokee, että pystyy helposti vertamaan omia tietojaan muihin kuntiin ja kansallisiin keskiarvoihin. Vastaajien mukaan yleisimmin käytössä oleva järjestelmä toimitilojen hallintaan on Excel-taulukkolaskentajärjestelmä (23 %). Noin kolmannes ei osannut kertoa käytössä olevaa järjestelmää. Asiat käyvät ilmi Maakuntien tilakeskuksen suomalaisille kunnille tekemästä kyselyssä, jonka toteutti Kantar TNS.
− Nykyaikaisen tietojohtamisen työkaluilla kuntien on mahdollista johtaa tilakantojaan tehokkaammin ja turvata jatkossakin palvelut, jotka järjestetään tarkoitukseen sopivissa, terveissä ja turvallisissa tiloissa, sanoo Maakuntien tilakeskuksen toimitusjohtaja Jukka Latvala.
Kysely liittyy tänä keväänä käynnistettyyn projektiin, jonka keskeinen tavoite on muodostaa kokonaiskuva kaikista kuntien ja kuntakonsernien omistamista tiloista sekä luoda tietokanta ja malli kiinteistö- ja rakennustietojen ylläpidolle. Tilakeskus solmi helmikuussa 2020 aiheesta valtionvarainministeriön kanssa palvelusopimuksen.
Kyselyssä moni kunta kertoi myös kamppailevansa taloushuolien kanssa. Tilojen osalta tämä tarkoittaa, ettei varoja tilojen korjaamiseen ja ylläpitoon ole. Lisäksi sote-rajoituslaki estää monia rakentamasta uusia tiloja.
− Se ei tietenkään yllättänyt, että moni kunta kertoi kamppailevansa taloushaasteiden kanssa. Kiinteistöjen kustannukset ovat suuri menoerä, eikä niihin liittyviä tietoja ole aiemmin löytynyt kootusti yhdestä paikasta. Tämä tulee jatkossa mahdollistamaan helpomman vertailtavuuden ja sitä kautta paremman tiedolla johtamisen, Latvala sanoo.
Kunnan koko vaikuttaa tilajohtamisen haasteisiin
Kysely paljasti myös odotettuja eroja eri kokoisten kuntien välillä. Suuremmissa kunnissa keskimäärin useammin kiinteistöjohtaminen perustuu yhteisesti hyväksyttyyn kiinteistö- tai toimitilastrategiaan. Niiden toimitilasuunnittelussa otetaan myös keskimäärin paremmin huomioon digitalisaation ja teknologian kehittyminen.
Neljä kymmenestä vastaajasta koki, että tilajohtamisen strategia puuttuu tai se on vanhentunut heidän kunnassaan (42 %). Yhtä monella ei ole palveluverkkosuunnitelmaa tai se on vanhentunut (41 %). Suuremmissa kunnissa vastaajat kokivat näiden asioiden olevan keskimäärin paremmin.
− Helppokäyttöisyys, yhdenmukaisuus ja ajantasaisuus tilatiedoissa ovat kunnille tärkeitä. Siirtyminen eri paikoissa sijaitsevista exceleistä kohti moderneja ja yhdenmukaisia järjestelmiä on tärkeä askel, joka antaa kunnille paremmat eväät strategiseen suunnitteluun ja helpottaa myös kuntien välistä yhteistyötä tila-asioissa, sanoo Latvala.
Noin kolmannes koki, että toimitiloissa on merkittäviä sisäilmaongelmia. Eniten sisäilmaongelmista raportoivat sosiaalitoimessa (42 %) sekä opetus- ja kasvatustoimessa työskentelevät (27 %).
Kunnat halukkaita osallistumaan kehitystyöhön
Kysely paljasti myös, että kunnissa on voimakas tahto tilajohtamisen kehittämiseen. Kysyttäessä vastaajien halukkuutta osallistua tilajohtamisen kehityshankkeeseen, 38 % vastaajista eli 85 kuntaa ilmoittautui mukaan. Hankkeessa kehitetään kuntien toimitilajohtamista tukevaa tietomallia ja raportointia sekä jatkojalostetaan tilatietoa kuntien tarpeita vastaavaksi.
Vastaajilta kysyttiin myös heidän käsitystään tilakeskuksen toiminnasta. Enemmistö (60 %) suhtautui Maakuntien tilakeskuksen tekemään työhön myönteisesti, mutta entuudestaan toimintaa koki tuntevansa vain 43 % vastaajista.
− Keskeinen tehtävämme on rakentaa Suomeen parempaa tilajohtamista yhdessä kuntien kanssa. Uutena toimijana aloitamme hommat vuorovaikutteisen yhteistyön sekä hyvän asiakaskokemuksen rakentamisesta. Erityisesti kyselyn vastauksissa ilahduttaa se, että mitä paremmin vastaaja tuntee toimintaamme, sitä enemmän hän luottaa meihin. Sen varaan on hienoa lähteä rakentamaan parempaa tilajohtamista kuntien kumppanina, Latvala sanoo.
Kantar TNS:n toteuttama kyselyn tehtiin huhti-toukokuussa. Se lähetetiin kaikkiin Manner-Suomen kuntiin keskeisille viranhaltijoille. Siihen vastasi 254 henkilöä yhteensä 181 kunnasta.
Katso kyselyn kooste täältä.
Lisätiedot kyselytutkimuksesta ja kehityshankkeesta:
Esko Korhonen
Erityisasiantuntija
esko.korhonen(a)maakuntientilakeskus.fi
p. 029 471 2036
Jaa sosiaalisessa mediassa