Maakuntien tilakeskuksen asiakastyö hyvinvointialueiden kanssa perustui vuonna 2024 tilakeskuksen asiakkuusjohtamisen toimintamalliin. Toimintamallin mukaisesti kaikille asiakkaille oli nimetty asiakkuuspäällikkö, joka vastasi kaikista Maakuntien tilakeskuksen hyvinvointialueelle tuottamista palveluista. Nimettyjä asiakkuuspäälliköitä oli yhteensä viisi. Asiakkuuspäällikön työtä tukivat sisäinen asiakkuustiimi sekä muut asiakaskohtaisesti nimetyt asiantuntijat.
Resurssoinnin varmistamiseksi yhtiöllä on kilpailutettuja puitesopimuksia kiinteistö- ja toimitilajohtamisen asiantuntijapalveluista. Puitesopimusten tavoite on laajentaa Maakuntien tilakeskuksen asiantuntijuutta sekä vastata 21 hyvinvointialueen, HUS-yhtymän ja Helsingin kaupungin kysyntään toimitila- ja kiinteistöjohtamisen palveluille. Vuonna 2024 asiakasprojektit toteutettiin pääsääntöisesti Maakuntien tilakeskuksen omilla resursseilla ja puitesopimuskumppanien tuella.
Viimeiset neljä hyvinvointialueiden Modulo-tilatietopalvelun käyttöönottoprojektia saatiin valmiiksi vuoden aikana. Käyttöönottoprojektit olivat vaativia, sillä niissä sovitettiin yhteen eri hyvinvointialueiden ja projektin tavoitteita. Erityisen työlääksi ja aikaa vieväksi tehtäväksi osoittautui tilojen käyttäjätietojen kerääminen.
Modulo-tilatietopalvelun käyttäjämäärä kasvoi vuoden 2024 aikana useilla sadoilla käyttäjillä hieman yli 3 000:een. Palvelussa olevien sisäänvuokrasopimusten määrä laski muutamalla sadalla noin 8 500 kappaleeseen hyvinvointialueilla tapahtuneiden toimitilamuutosten seurauksena.
Erillisratkaisuista Modulon asukasvuokrauksen ja vuokralaisvalinnan palvelut jatkoivat kasvuaan. Tilakeskuksen tietokannassa oli vuoden 2024 lopussa yli 19 000 asukasvuokrauksen vuokrasopimusta.
Maakuntien tilakeskuksen Modulo-tilatietopalvelun asukasvuokrauksen palvelu mahdollisti hyvinvointialueille yhdenmukaisen prosessin tuetun asumisen vuokrauksen hallintaan. Vuodenvaihteeseen 2024–2025 mennessä asukasvuokrauksen palvelun oli jo ottanut tai ottamassa käyttöönsä 15 hyvinvointialuetta.
Vuonna 2024 Maakuntien tilakeskuksen tuottamien raporttien ja raportointialustan käyttö kasvoi merkittävästi. Hyvinvointialueet hyödynsivät raportteja erityisesti toimitilajohtamiseen ja päätöksenteon tueksi.
Datan, analytiikan ja raportoinnin toiminnossa kehitettiin paitsi uusia raportointikokonaisuuksia hyvinvointialueille ja ministeriöille, myös kokonaan uusia työkaluja alueiden toimitilajohtamisen tukemiseksi. Tällainen oli esimerkiksi palvelutilaverkon seurantatyökalu, jonka avulla hyvinvointialue voi seurata palveluverkon toimitilojen muutoksia neliö- ja euromääräisesti.
Hyvinvointialueiden Modulo-tilatietopalvelun toimitilakustannusten yhdenmukaisuutta ja läpinäkyvyyttä kehitettiin edelleen taloustietojen vertailukelpoisuuden edistämiseksi. Kohderaportointia rikastettiin yhdistämällä siihen Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen erikoissairaanhoidon asiointimäärät ja kohteiden luokittelutiedot. Tiedon laadusta ja kattavuudesta kertova raportti uudistettiin laskennaltaan ja ilmeeltään, mikä vaikutti myönteisesti Modulo-tiedon kattavuuteen ja laatuun.
Maakuntien tilakeskus lanseerasi syksyllä 2024 uudet tilankäytön seurantaan ja tilavarauksiin keskittyvät palvelut. Niiden avulla hyvinvointialueet saivat käyttöönsä ratkaisut, jotka mahdollistivat entistä tarkemmat todelliseen käyttöön pohjautuvat tiedot tilankäytöstä sekä tilojen, työpisteiden tai parkkipaikkojen varausten ja käyttöasteiden seurannan. Yksi merkittävimmistä Maakuntien tilakeskuksen tuottamista tämän palvelun käyttöönottoprojekteista oli Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan hanke. Kaiken kaikkiaan palvelut olivat vuoden 2024 loppuun mennessä käytössä yhdeksällä hyvinvointialueella.
Hyvinvointialuekumppanuuksien tärkeimpiä ja vaikuttavimpia viestintäkanavia vuonna 2024 olivat projekti- ja ohjausryhmäpalaverit sekä verkostotapaamiset, joissa tuettiin alueiden toimintaa ja kerättiin kehitysideoita. Myös kuukausittaiset raportointiklinikat saivat hyvän vastaanoton.
Hyvinvointialuekohtaisten tapaamisten lisäksi Maakuntien tilakeskus järjesti vuonna 2024 hyvinvointialueille yli 35 yhteistä tilaisuutta tai tapahtumaa, joista merkittävin oli toista kertaa järjestetyt kiinteistö- ja toimitilajohdon päivät, Tilat 2024.
Viestinnässä käytettiin laajasti myös Maakuntien tilakeskuksen Teams-yhteistyöalustaa sekä Oma tila -palveluportaalia. Maakuntien tilakeskuksen omat sisällöt yhtiön kotisivuilla ja sosiaalisen median kanavissa keräsivät vuonna 2024 reilut 60 000 vierailu- tai näyttökertaa.
Maakuntien tilakeskuksen vuoden 2024 toiminnan onnistumista mitattiin loppuvuonna asiakaskyselyllä. Hyvinvointialueiden mukaan Maakuntien tilakeskuksen tärkeimmät vahvuudet olivat yhteistyön sujuvuus ja helppous, asiantuntemus ja tavoitettavuus. Suositteluhalukkuus (NPS: Net Promoter Score) oli 32, jota voidaan pitää hyvänä tuloksena.
Jaa sosiaalisessa mediassa