Vuonna 2023 Modulo-käyttöönottoprojektit jatkuivat hyvinvointialueiden, HUS-yhtymän ja Helsingin kaupungin kanssa. Yhteensä 23 projektista 19 saatiin päätökseen syksyllä 2023. Loput neljä valmistuvat vuoden 2024 alkupuolella.
Käyttöönottoprojektit osoittautuivat vaativiksi. Ne etenivät hyvässä yhteistyössä, mutta tarvitsivat jatkuvaa aktiivista sovittamista hyvinvointialueiden ja Maakuntien tilakeskuksen resurssien sekä projektin tavoitteiden kesken. Resurssien niukkuus ja paikallinen priorisointi näkyivät erityisesti hyvinvointialueilla työn etenemisvauhdissa. Etenkin talous- ja vuokrasopimusasiat vaativat ennakoitua enemmän aikaa ja Modulon edelleenkehitystyötä.
Maakuntien tilakeskuksen nykymuotoinen asiakastyö hyvinvointialueiden kanssa käynnistyi vuoden 2023 aikana, kun asiakkuusyksikköön saatiin lisää asiantuntijoita ja asiakastyössä käyttöönotettiin edellisenä syksynä laadittu asiakkuuksien johtamisen toimintamalli. Toimintamalli antoi raamit asiakastyön tavoille ja aikatauluille.
Vuoden 2023 alussa asiakkuustiimiin rekrytoitiin kolme uutta asiakkuuspäällikköä asiakkuusjohtajan ja yhden aiemman asiakkuuspäällikön lisäksi. Kumppanivastuut hyvinvointialueiden, HUS-yhtymän ja Helsingin kaupungin kanssa jaettiin neljän asiakaspäällikön kesken. Vuoden jälkipuoliskolla tiimiä täydennettiin vielä yhdellä asiakkuuspäälliköllä ja yhdellä investointi- ja asiakkuuspäälliköllä, jonka vastuulle siirtyi kumppanuus valtionhallinnon kanssa.
Resurssoinnin varmistamiseksi yhtiö kilpailutti lisäksi loppuvuodesta 2023 puitesopimuksia kiinteistö- ja toimitilajohtamisen asiantuntijapalveluista. Puitesopimukset ja vuoden aikana käyttöönotettu asiakkuudenhallintajärjestelmä tarjosivat asiakkuuspäälliköille arjen työkaluja hyvinvointialuekumppanuuksien johtamiseen. Puitesopimusten tavoitteena oli laajentaa Maakuntien tilakeskuksen asiantuntijuutta sekä vastata 21 hyvinvointialueen, HUS-yhtymän ja Helsingin kaupungin kysyntään toimitila- ja kiinteistöjohtamisen palveluille.
Vuonna 2023 asiakasprojektit toteutettiin vielä pääsääntöisesti Maakuntien tilakeskuksen omin resurssein. Hyvinvointialuekohtaisia erillisprojekteja tuotettiin esimerkiksi toimitilaverkkosuunnittelusta sekä kiinteistö- ja toimitilastrategioista. Näitä projekteja on esitelty tarkemmin kohdassa asiakaskohtaiset lisäprojektit. Maakuntien tilakeskus antoi myös moninaista neuvonantoa hyvinvointialueille toimitilavuokrauksen kysymyksissä.
Tilatietopalvelun erillisratkaisuista hyvinvointialueita kiinnostivat erityisesti asukasvuokrauksen ja vuokralaisvalinnan palvelut. Asukasvuokrauksen palvelu mahdollistaa yhdenmukaisen prosessin tuetun asumisen vuokrauksen hallintaan. Vuodenvaihteeseen 2023–2024 mennessä asukasvuokrauksen palvelun oli jo ottanut tai oli ottamassa käyttöönsä 13 hyvinvointialuetta, joista viidellä oli käynnissä myös asukasvalintaa tukevan palvelun käyttöönottoprojekteja.
Hyvinvointialueilla tunnistettiin myös tarvetta toimitilojen käyttöasteen seuranta- ja tilavarauspalveluille. Maakuntien tilakeskus käynnistikin näistä kilpailutuksen vuoden 2023 lopussa. Palveluiden avulla hyvinvointialueet saavat käyttöönsä ratkaisun, joka mahdollistaa entistä tarkemman tiedon keräämisen tilankäytöstä ja todelliseen tietoon pohjautuvan tuen johtamiseen ja päätöksentekoon.
Maakuntien tilakeskuksen tilatietopalvelun työllistävin urakka vuonna 2023 oli toimitilojen vuokrasopimusten vienti Modulo-tilatietopalveluun. Sopimuksia oli yhteensä noin 9 000 kappaletta, joista jokainen oli erilainen. Erityisesti kunnilta hyvinvointialueille siirtyvien vuokrasopimuksien selvitykset olivat monitahoisia. Asukasvuokrauksen sopimusten lukumäärä näyttäisi olevan vielä toimitilojen vuokrasopimusmäärää huomattavasti suurempi.
Tiedon raportoinnissa ja visualisoinnissa edistyttiin iso loikka. Maakuntien tilakeskus tuotti vuonna 2023 hyvinvointialuille toimitilojen perustietoraportit sekä ensimmäiset hyvinvointialueiden väliset vertailuraportit. Laadukkaan raportoinnin varmistamiseksi myös tietorakenteita edelleenkehitettiin. Maakuntien tilakeskuksen valtakunnallinen tilannekuvaraportti hyvinvointialueiden toimitiloista valmistui suunnitelman mukaisesti lokakuussa 2023.
Hyvinvointialuekumppanuuksien tärkeimmiksi ja vaikuttavimmiksi viestintäkanaviksi osoittautuivat erilaiset projekti-, ohjausryhmä- ja verkostopalaverit sekä raportointiklinikat, joilla tuettiin alueiden toimintaa ja joita hyödynnettiin kehitysideoiden keräämiseen. Hyvinvointialuekohtaisten tapaamisten lisäksi Maakuntien tilakeskus järjesti hyvinvointialueille reilut 30 yhteistilaisuutta tai tapahtumaa, joista merkittävin oli ensimmäistä kertaa järjestetty kiinteistö- ja toimitilajohdon päivät.
Henkilökohtaisen viestinnän lisäksi käytettiin laajasti Maakuntien tilakeskuksen Teams-yhteistyöalustaa sekä Oma tila -palveluportaalia. Myös Maakuntien tilakeskuksen kotisivujen sekä sosiaalisen median kanavien sisällöt suunnattiin hyvinvointialueille. Asiakaspalvelussa käyttöönotettiin takaisinsoittopalvelu.
Maakuntien tilakeskuksen vuoden 2023 toiminnan onnistumista mitattiin loppuvuodesta asiakaskyselyllä. Hyvinvointialueiden mukaan Maakuntien tilakeskuksen tärkeimmät vahvuudet olivat yhteistyön sujuvuus ja helppous, asiantuntemus, tilatietopalvelun toimivuus sekä projektijohtaminen. Suositteluhalukkuus (NPS: Net Promoter Score) nousi hyvälle tasolle ollen 37.
Jaa sosiaalisessa mediassa